Prowadzenie firmy transportowej to ciągłe próby optymalizacji kosztów transportu i maksymalizacji zysków z każdego przebiegu pojazdów. Właściwe opracowywanie tras, korzystanie z nowoczesnej floty pojazdów, unikanie pustych przebiegów czy wybieranie najkorzystniejszych ofert i stawek to tylko niektóre z metod stosowanych w ramach optymalizacji kosztów w firmie transportowej. Jak właściwie podejść do tematu i z jakich narzędzi warto korzystać chcąc optymalizować koszty swojej firmy?
Na czym polega optymalizacja kosztów w firmie transportowej?
Podstawowe założenia każdej firmy zajmującej się usługami transportowymi lub dla której transport stanowi jeden z podstawowych obszarów działalności obejmują takie zarządzanie kosztami transportu, by możliwe było osiągnięcie maksymalnych zysków na każdym przebiegu transportowym. Optymalizacja kosztów transportu będzie polegała więc na przeprowadzeniu kompleksowej diagnozy i audytu aktualnej sytuacji firmy, przeanalizowaniu wielkości floty pojazdów, skali jej wykorzystania, możliwości transportowych firmy i jej pracowników, a następnie przygotowaniu i wdrożeniu systemu zarządzania transportem nakierowanego na pełną optymalizację kosztów.
W ramach zmian, jakie wprowadzane są podczas optymalizacji kosztów w firmie transportowej rozważa się m.in. odpowiedni wybór magazynów i punktów przeładunkowych, uszczelnienie obiegu palet, optymalizację przyjmowanych zamówień transportowych w celu eliminacji pustych przebiegów, czy wreszcie odpowiednie rozliczanie czasu pracy kierowców tak, by transport odbywał się jak najbardziej efektywnie. W procesie optymalizacji warto skupić się zarówno na całokształcie działań transportowych prowadzonych przez firmę, jak i poszczególnych elementach łańcucha wpływających pośrednio lub bezpośrednio na efektywność transportu i całkowite koszty transportowe firmy.
Najważniejsze metody optymalizacji kosztów transportu
Obecnie za podstawę działań wskazuje się przede wszystkim wykorzystanie dostępnych systemów teleinformatycznych, które ułatwiają monitorowanie i kontrolę wielu aspektów transportu. Systemy takie mogą ułatwić planowanie tras kierowców, ułatwić gromadzenie danych o przejazdach i wykonanych transportach, a także monitorować zużycie paliwa na trasach i efektywność wykorzystania czasu pracy kierowców czy ograniczenia. Mając wgląd w tego typu informację i skutecznie wykorzystując je w planowaniu kolejnych działań można, po pewnym czasie, wypracować coraz skuteczniejsze wewnętrzne metody optymalizacji kosztów transportu bez jednoczesnego przeciążania możliwości pracowników czy floty pojazdów.
Osiągnięcie optymalnej równowagi pomiędzy kosztami a zyskami w branży transportowej wymaga skupienia na trzech podstawowych elementach:
- minimalizacji pustych przebiegów (poprzez odpowiednie planowanie tras i miejsc przeładunkowych),
- wykorzystaniu systemów teleinformatycznych (do planowania i monitorowania wszystkich elementów wpływających na efektywność transportu),
- odpowiedniej eksploatacji floty i rozsądnym inwestowaniu w nowe pojazdy.
W przypadku ostatniego z kryteriów warto pamiętać, że choć zakup nowoczesnego taboru będzie sporym kosztem, przy odpowiednim zarządzaniu przejazdami koszty jego utrzymania będą znacznie niższe, niż w przypadku starszych aut.
Z jakich narzędzi warto korzystać planując optymalizację kosztów w firmie?
Poszukując wsparcia na dowolnym etapie prowadzenia firmy transportowej i działalności w branży warto rozważyć w pierwszej kolejności wykorzystanie nowoczesnych narzędzi informatycznych projektowanych z myślą o specyfice branży transportowej. Wspomniane wcześniej systemy znacząco usprawniają pracę nie tylko księgowości, ułatwiając ewidencję czasu pracy, ale przede wszystkim wpływają realnie na efektywność transportu – właściwie zaplanowana trasa wypracowana z idealną równowagą pomiędzy czasem przejazdu, zużyciem paliwa, obciążeniem pojazdu i przewidywanym natężeniem ruchu może przesądzić często na korzyść zysków lub strat.
Drugim, równie ważnym obszarem wsparcia dla branży transportowej i firm poszukujących sposobów na optymalizację kosztów transportu są oczywiście szkolenia. Ambasador Polskiego Transportu organizuje indywidualne programy szkoleniowe w zakresie zarządzania firmą, przygotowania do wdrożenia nowych systemów monitorujących i optymalizujących pracę oraz wprowadza w samą tematykę optymalizacji i wszelkich zagadnień z nią związanych. W zależności od:
- wielkości firmy,
- charakteru prowadzonych działań transportowych,
- obszaru działania, najczęściej wybieranych tras,
- dostępnej floty pojazdów,
- doświadczenia kierowców,
- rodzaju transportowanych towarów,
działania nakierowane na optymalizację kosztów transportu będą wyglądały nieco inaczej. Indywidualne podejście i umiejętność dopasowania istniejących narzędzi i rozwiązań technicznych do realiów własnej firmy to podstawa, bez której nawet najlepsze systemy nie będą w stanie zagwarantować wielkich efektów.
