Obsługa kadrowa w firmie transportowej stawia przed przedsiębiorcami wiele wyzwań związanych z prawidłową ewidencją czasu pracy. W przeciwieństwie do wielu branż, w których możliwe jest rozpoczęcie i zakończenie pracy o konkretnych godzinach, w transporcie trudno mówić o prostym zarządzaniu czasem pracy kierowców. Ewidencja to jednak dopiero początek – zagadnienia związane z prowadzeniem kadr dla transportu są rozbudowane i dla początkujących, a nawet doświadczonych przedsiębiorców w branży, dość zawiłe. Jakie usługi z zakresu kadr mogą być potrzebne w firmie transportowej, jakich problemów mogą przysporzyć i gdzie warto szukać wsparcia w sprawach kadrowych?
Podstawowe usługi z zakresu kadr niezbędne w firmie transportowej
Kluczowe zadania dla kadr w branży transportowej obejmują:
- rozliczanie czasu pracy kierowców,
- prowadzenie dokumentacji kadrowej,
- zatrudnianie i zwalnianie kierowców,
- planowanie czasu pracy,
- przygotowywanie umów,
a często także sprawy kadrowo-płacowe związane z naliczaniem wynagrodzeń i świadczeń, rozliczaniem delegacji czy przygotowywaniem dokumentów na potrzeby ZUS i US. W każdym z nich pojawią się pewne ograniczenia i wyzwania specyficzne dla branży transportowej, choć oczywiście część z nich będzie pokrywała się z obowiązkami kadr w większości obszarów rynku. To między innymi ze względu na różnego rodzaju ograniczenia, znalezienie wykwalifikowanej obsługi kadrowej dla firmy transportowej bywa droższe, pozyskanie pracownika wewnętrznie do firmy jest wyzwaniem, a sami przedsiębiorcy nie są często w stanie poradzić sobie z prowadzeniem kadr firmy bez wsparcia zewnętrznego.
Formalnie dostępne są dwa podstawowe rozwiązania w zakresie prowadzenia płac: zatrudnienie własnego pracownika lub outsourcing usług kadrowych. Z perspektywy kosztów, pewności realizowanych usługi i zabezpieczenia, także prawnego, zdecydowanie lepszą opcją wydaje się być outsourcing – specjalizujące się w tym firmy zewnętrzne przejmują cały zakres obowiązków kadrowych w imieniu przedsiębiorcy, zajmując się naliczaniem płac, ewidencją czasu pracy, rozliczaniem delegacji czy przygotowywaniem dokumentów. Wybierając zatrudnienie własnego pracownika należy pamiętać nie tylko o kosztach jego utrzymania, ale także ciągłego doszkalania czy umów licencyjnych na niezbędne oprogramowanie.
Jakie problemy mogą pojawić się przy prowadzeniu kadr dla firmy transportowej?
Zdecydowanie największym wyzwaniem w obrębie spraw kadrowych w transporcie jest ewidencja czasu pracy, tworzona na podstawie kart kierowców i różnego rodzaju systemów monitorujących czas pracy, przebyte trasy, obowiązkowe przerwy czy czas urlopowy. Kadry muszą w pełni współpracować z działem zajmującym się optymalizacją kosztów firmy i planowaniem tras, tak aby wszystkie dokumentacja zgadzała się ze stanem faktycznym i obowiązującymi przepisami, nie tylko w kraju ale i za granicą, jeśli firma prowadzi działalność na trasach międzynarodowych.
Wsparcie księgowości zewnętrznej może obejmować także wszelkie problemy wynikające ze stosowanych form monitorowania czasu pracy kierowców czy obowiązujących procedur ich zatrudniania i zwalniania.
Z perspektywy przedsiębiorcy skupiającego się przede wszystkim na optymalizacji pracy firmy i poszerzaniu swojej działalności, odciążenie kadrowe generowane przez outsourcing usługi daje wielokrotnie większą kontrolę nad sprawami pracowników, bez zbędnego ryzykowania popełnieniem błędów.
Gdzie szukać wsparcia kadrowego dla branży transportowej?
Wspomniany outsourcing jest oczywiście największym i najbardziej bezpośrednim wsparciem dla kadr w firmach transportowych, bez względu na to czy odbywa się w formie zlecania obsługi kadrowej firmie zewnętrznej czy korzystania z usług pojedynczej kadrowej działającej w oparciu o outsourcing. Na zatrudnianie własnych pracowników kadrowych decyduje się coraz mniej przedsiębiorców, bo dla małych firm jest to zwykle dość nieopłacalne, a przy większych firmach konieczne jest często zatrudnienie więcej niż jednego pracownika.
Przygotowując się do założenia firmy transportowej lub chcąc udoskonalić funkcjonowanie już istniejącej działalności i rozpoczynając zmiany od działu kadrowego możesz zwrócić się do pomoc także do Ambasadora Polskiego Transportu. Prowadząc liczne szkolenia i oferując bezpośrednie wsparcie w zakresie obsługi kadrowej, poszukiwania odpowiedniej firmy świadczącej tego typu usługi, a także samej organizacji dokumentacji i pracy kadrowej wsparliśmy już wiele firm zmagających się z wyzwaniami kadr w transporcie.
