Praca w branży logistycznej i transportowej jest naprawdę wymagająca i zarówno doświadczeni, jak i początkujący przedsiębiorcy często natrafiają na różnego rodzaju problemy związane z optymalną organizacją pracy swojej firmy. W zależności od klientów, jakich obsługujesz, pojazdów, jakie posiadasz w swojej flocie, rynków, na jakich działasz oraz liczby pracowników, których zatrudniasz, jako pracodawca będziesz zmuszony spełniać wiele różnego rodzaju wytycznych, obowiązków prawnych i standardów podlegających kontrolom zewnętrznym.
Ambasador Polskiego Transportu może wesprzeć Twoją firmę w dopasowaniu się do nich, proponując m.in. kompleksowe audyty dla firm transportowych. Na czym to polega i dlaczego ich potrzebujesz?
Co jest celem audytu w firmie transportowej?
Audyty wewnętrzne służą ocenie wszystkich wewnętrznych procesów i funkcjonowania firmy. Sprawdzeniu mogą podlegać zarówno kwestie:
- prowadzenia dokumentacji przedsiębiorstwa,
- dokumentacji związanej z rozliczaniem czasu pracy kierowców,
- ewidencji, środków trwałych, jak i regulaminy pracy,
- skuteczność wdrożenia zaleceń jednostek kontrolnych takich jak PIP, ITD czy US.
Celem audytów jest zarówno zweryfikowanie zgodności prowadzenia działalności z obowiązującymi prawami, wytycznymi i standardami, jak i wykrycie obszarów wymagających poprawy i mogących stanowić problem w przypadku oficjalnych kontroli przedsiębiorstwa.
Prawidłowo przeprowadzony audyt dla firmy transportowej i powstały na jego podstawie raport stanowią solidną podstawę do działań korekcyjnych i rozwoju firmy. Poprzez analizę potencjalnych błędów, zagrożeń i obszarów problematycznych możesz opracować i wdrożyć nowe procedury eliminujące najczęściej popełniane błędy i ryzyko negatywnej oceny podczas kontroli PIP czy ITD.
Audyt to zabezpieczenie przyszłościowe przygotowywane na podstawie tego, co aktualnie dzieje się w twojej firmie. Jeśli nie masz własnych audytorów, działania warto zlecić doświadczonym audytorom zewnętrznym, np. u Ambasadora Polskiego Transportu.
Tylko taka forma oceny wewnętrznej ujawni wszystkie nieprawidłowości zanim zrobią to służby kontrolne. Prawidłowo przeprowadzony audyt pozwoli na opracowanie właściwego systemu pracy i płacy. Odpowiednio opracowane i wdrożone procedury pozwolą na wyeliminowanie w przyszłości najczęściej popełnianych błędów, w wyniku których mogą zostać nałożone sankcje w postaci decyzji administracyjnej wydanej przez PIP lub ITD. Celem audytu jest opracowanie właściwych rozwiązań na przyszłość, które pozwolą zwiększyć konkurencyjność firmy transportowej na rynku oraz uchronić się przed roszczeniami pracowniczymi i związanymi z nimi karami.
Jakie elementy są weryfikowane podczas audytu?
Podczas audytu mogą być przeprowadzone kontrole różnorodnych obszarów działalności firmy, w zależności od problemów jakie zgłaszasz lub usprawnień, jakie chcesz wprowadzić. Audyt może zweryfikować ewidencję czasu pracy kierowców, prowadzoną dokumentację, działania z zakresu księgowości i rozliczeń podatkowych, ale także kwestie organizacji i funkcjonowania firmy – optymalizację kosztów transportu, w tym tras przejazdu kierowców czy wyboru klientów itp. Audyty dla firm transportowych mogą być przy tym tak kompleksowe lub tak skoncentrowane na określonym obszarze działalności, jak jest to konieczne – są dobrowolne, więc to Ty, jako właściciel firmy decydujesz o swoich wymaganiach wobec audytu.
Kiedy należy się zdecydować na audyt w firmie transportowej?
Ze swojej strony polecamy zainteresowanie się możliwościami audytowymi przede wszystkim wtedy, gdy wiesz że zbliżają się różnego rodzaju kontrole z ITD lub gdy pojawia się ryzyko kontroli z US lub PIP. Nie traktuj jednak audytu wyłącznie jako zabezpieczenia przed kontrolami i szansy na wyeliminowanie błędów zanim zauważą je jednostki kontrole – poznaj audyty dla firm transportowych jako narzędzie do weryfikowania własnych działań i budowania ścieżki dalszego rozwoju firmy. Znając wymagania swoich klientów i kontrahentów, wymagania prawne oraz standardy krajowe i międzynarodowe oraz weryfikując swoje przygotowanie do ich spełniania poprzez audyty wewnętrzne dajesz sobie szansę pozostawania konkurencyjnym na rynku firm transportowych.
Jeśli chcesz się zorientować, czy zgromadzone i prowadzone dokumenty firmowe, działania na rzecz pracowników, sposoby organizacji pracy firmy i kwestie finansowe przedsiębiorstwa są prowadzone prawidłowo, audyt będzie najprostszym rozwiązaniem.
Koszty audytu i korzyści z jego przeprowadzenia
Cena przeprowadzenia audytu w firmie transportowej jest zależna od:
- wielkości przedsiębiorstwa,
- ilości zatrudnianych kierowców,
- wielkości floty pojazdów,
- zakresu działań, jakie chcesz z pomocą audytu zweryfikować.
W porównaniu do kosztów, jakie możesz ponieść w przypadku odkrycia nieprawidłowości przez jednostki kontrolne, koszty regularnych audytów są znacznie niższe i warto włączyć je w standardowe koszty bieżącego utrzymania i doskonalenia firmy.
